Wärmepumpen-Anfragen: Woran Sie in zwei Minuten erkennen, ob sich ein Termin lohnt

Die Nachfrage nach Wärmepumpen ist hoch. Der Bundesverband Wärmepumpe meldet für 2025 rund 299.000 verkaufte Heizungswärmepumpen, 55 Prozent mehr als im Vorjahr. Erstmals war damit knapp die Hälfte aller verkauften Wärmeerzeuger eine Wärmepumpe. Im ersten Halbjahr 2026 kamen noch einmal 195.000 Geräte dazu, 40 Prozent mehr als im Vorjahreszeitraum. Viele Heizungsbauer haben deshalb das gegenteilige Problem von früher. Nicht zu wenige Anfragen, sondern zu wenig Zeit, um alle anzuschauen.

Umso wichtiger ist es, vor der Besichtigung zu wissen, welche Anfragen einen Termin wert sind. Mit fünf Angaben gelingt das meistens in zwei Minuten. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, welche Angaben das sind, wie Sie sie lesen, wie Sie freundlich nachfragen und welche Fehler wir in Betrieben immer wieder sehen.

Warum Besichtigungen so teuer sind

Eine Besichtigung für eine Wärmepumpe ist aufwendiger als bei den meisten anderen Gewerken. Ihr Berater fährt hin, schaut sich Heizraum, Heizkörper und Aufstellort an, spricht mit dem Kunden und nimmt die Daten für die Heizlastberechnung auf. Danach folgen die Auslegung und das Angebot. Mit Anfahrt ist schnell ein halber Tag weg, oft mehr.

Wenn sich dann herausstellt, dass der Kunde zur Miete wohnt oder die Eigentümergemeinschaft noch gar nicht abgestimmt hat, war die Zeit verloren. Bei Fachkräften, die ohnehin knapp sind, ist das teuer. Nach dem KOFA Kompakt 7/2026 zum Handwerk, einer Auswertung des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung am Institut der deutschen Wirtschaft, gehörte die Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik 2025 zu den Handwerksberufen mit den größten Fachkräftelücken.

Rechnen Sie es einmal für Ihren eigenen Betrieb durch. Ein Beispiel mit angenommenen Werten: Ihr Berater ist für eine Besichtigung inklusive Fahrt vier Stunden unterwegs. Sie setzen intern 70 Euro pro Stunde an, dazu kommen 60 Kilometer Fahrt mit 0,50 Euro pro Kilometer. Das sind 280 Euro Arbeitszeit und 30 Euro Fahrtkosten, zusammen 310 Euro. Fallen im Monat vier Termine weg, weil sich vor Ort herausstellt, dass nichts daraus werden kann, sind das rund 1.240 Euro. Und vier halbe Tage, an denen Ihr Berater bei einem Kunden hätte sein können, der wirklich bauen will.

Die Zahlen sind bei Ihnen vielleicht andere. Das Muster ist aber fast überall gleich. Ein leerer Termin kostet nicht nur Geld. Er kostet den Platz im Kalender, den ein guter Kunde gebraucht hätte.

Die fünf Angaben, die zählen

Diese fünf Angaben sollten Sie haben, bevor Sie einen Termin vergeben. Die meisten Kunden können sie aus dem Kopf oder mit einem Blick auf die letzte Abrechnung beantworten.

• Eigentum. Ist der Kunde Eigentümer des Hauses? Bei einer Eigentumswohnung braucht es fast immer einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft.
• Baujahr und Sanierungsstand. Wann wurde das Haus gebaut, und wurden Fenster, Dach oder Fassade schon erneuert?
• Wohnfläche und Verbrauch. Wie groß ist die beheizte Fläche, und wie viel Gas oder Öl braucht der Haushalt im Jahr?
• Heizflächen. Gibt es Heizkörper, eine Fußbodenheizung oder beides?
• Anlass und Zeitrahmen. Ist die alte Heizung noch in Ordnung, oder muss sie bald ersetzt werden?

Jede dieser Angaben beantwortet eine eigene Frage. Eigentum sagt Ihnen, ob der Kunde überhaupt entscheiden darf. Baujahr, Fläche und Verbrauch sagen Ihnen, wie anspruchsvoll das Haus ist. Die Heizflächen geben einen ersten Hinweis auf die nötige Vorlauftemperatur. Und der Zeitrahmen sagt Ihnen, wie dringend der Termin ist und wie Sie ihn in Ihre Planung einordnen.

So lesen Sie Verbrauch und Fläche

Mit Wohnfläche und Verbrauch können Sie schon grob einschätzen, wie gut das Haus gedämmt ist. Ein Liter Heizöl entspricht ungefähr 10 Kilowattstunden. Bei Erdgas hängt der Wert von der Gasqualität ab. Der Brennwert liegt je nach Gas zwischen etwa 8 und 11 Kilowattstunden pro Kubikmeter. Wenn auf der Abrechnung Ihres Kunden schon Kilowattstunden stehen, nehmen Sie einfach diese Zahl.

Teilen Sie den Jahresverbrauch in Kilowattstunden durch die Wohnfläche, und Sie sehen sofort, ob Sie über ein gut saniertes Haus oder einen echten Altbau sprechen. Zwei Beispiele mit ausgedachten Zahlen zeigen, wie unterschiedlich das ausfallen kann.

Beide Häuser sind fast gleich alt. Haus B braucht aber pro Quadratmeter nur etwa halb so viel Energie wie Haus A. Für Ihren Berater ist das ein großer Unterschied. Bei Haus B kann er mit einer kleineren Anlage und guten Chancen auf niedrige Vorlauftemperaturen rechnen. Bei Haus A wird er genauer hinschauen müssen, welche Heizkörper reichen und wo vielleicht vorher etwas gedämmt werden sollte.

Die Heizlastberechnung ersetzt das natürlich nicht. Für die Vorprüfung reicht es aber. Und es hilft, die richtigen Fragen für den Termin vorzubereiten. Welche Werte in Ihrer Region typisch sind, wissen Sie aus Ihren eigenen Projekten ohnehin besser als jede allgemeine Tabelle.

Ein altes Haus ist kein Ausschlussgrund

Ein häufiger Fehler in der Vorprüfung ist es, ältere Häuser zu schnell auszusortieren. Feldtests zeigen, dass Wärmepumpen auch im Bestand gut funktionieren. Das Fraunhofer ISE hat rund 75 Wärmepumpen in Einfamilienhäusern mit Baujahren zwischen 1826 und 2001 gemessen. Die 22 ausgewerteten Luft-Wasser-Wärmepumpen erreichten nach den Zwischenergebnissen im Schnitt eine Jahresarbeitszahl von 3,3, mit einer Spanne von 2,4 bis 4,0. Die Erdwärmepumpen lagen zwischen 3,6 und 5,2.

Auch der Markt zeigt, wo die Musik spielt. Nach den Zahlen des Bundesverbands Wärmepumpe gingen 2025 knapp 80 Prozent der verkauften Wärmepumpen in bestehende Gebäude. Wer Altbauten pauschal aussortiert, sortiert also den größten Teil der Nachfrage aus.

Entscheidend ist weniger das Baujahr als die Vorlauftemperatur, die das Haus an kalten Tagen braucht. Die Verbraucherzentrale empfiehlt Hausbesitzern dafür einen einfachen Test. An einem kalten Wintertag wird die Vorlauftemperatur der vorhandenen Heizung auf 55 Grad begrenzt, und alle Heizkörperthermostate werden auf 3 gestellt. Werden alle Räume warm, ist eine Wärmepumpe nach Einschätzung der Verbraucherzentrale problemlos möglich. Bleiben einzelne Räume kalt, reicht vermutlich der Tausch dieser Heizkörper gegen größere. Bleibt es in allen Räumen zu kühl, rechnet die Verbraucherzentrale ohne zusätzliche Dämmung nicht mit einem wirtschaftlichen Betrieb.

Alte Heizkörper sind dabei überraschend oft größer als nötig. Auch das sagt die Verbraucherzentrale ausdrücklich. Wenn Ihr Kunde diesen Test schon gemacht hat, wissen Sie vor dem Termin sehr viel. Wenn nicht, können Sie ihn darum bitten. Viele Kunden machen so etwas gern, weil sie selbst wissen wollen, woran sie sind.

Ampel statt Bauchgefühl

In vielen Betrieben entscheidet heute das Bauchgefühl, ob ein Termin vergeben wird. Das funktioniert, solange eine Person alle Anfragen sieht. Sobald mehrere Leute im Büro und im Vertrieb Anfragen bearbeiten, hilft eine einfache Ampel. Sie sorgt dafür, dass alle gleich entscheiden.

• Grün: Eigentümer, Verbrauch und Fläche passen zusammen, Heizflächen sind bekannt, Zeitrahmen innerhalb der nächsten zwölf Monate. Termin direkt anbieten.
• Gelb: Eine oder zwei Angaben fehlen oder wirken widersprüchlich. Einmal kurz nachfragen, dann entscheiden.
• Rot: Der Kunde ist kein Eigentümer und der Eigentümer ist nicht eingebunden, oder der Kunde informiert sich nur allgemein und plant frühestens in einigen Jahren. Freundlich antworten, Informationen schicken, keinen Termin vergeben.

Rot heißt nicht, dass die Anfrage wertlos ist. Ein Mieter kann seinen Vermieter auf Sie aufmerksam machen. Wer in drei Jahren saniert, erinnert sich an den Betrieb, der ihm freundlich geantwortet hat. Rot heißt nur, dass jetzt kein halber Tag Beratung dafür draufgeht. Wie Sie dabei höflich bleiben, zeigt unsere Vorlage für eine freundliche Absage.

Warnsignale in der Anfrage

Manche Angaben bedeuten nicht, dass Sie absagen sollten. Sie bedeuten aber, dass Sie vor dem Termin noch einmal nachfragen.

• Der Kunde wohnt zur Miete oder in einer Eigentumswohnung. Fragen Sie, ob der Vermieter oder die Eigentümergemeinschaft schon eingebunden ist.
• Die Heizung ist gerade ausgefallen. Das ist ein guter Auftrag, braucht aber eine schnelle Übergangslösung und eine andere Planung als ein Wunschprojekt.
• Der Verbrauch passt nicht zur Fläche. Ein sehr hoher Verbrauch kann auf einen Tippfehler hinweisen oder darauf, dass vor der Wärmepumpe saniert werden sollte.
• Es gibt kaum Platz für die Außeneinheit, zum Beispiel bei einem Reihenmittelhaus mit kleinem Garten. Dann spielt der Schallschutz zum Nachbarn eine große Rolle.
• Der Kunde rechnet fest mit der höchsten Förderung. Die Boni hängen von Einkommen und Eigennutzung ab und haben sich 2026 geändert.
• Der Kunde hat schon einen Vertrag mit einem anderen Betrieb unterschrieben und will nur noch eine Zweitmeinung. Das kann ein guter Kontakt sein, ist aber selten ein Auftrag.

Ein Szenario, wie wir es oft hören: Eine Kundin schreibt, sie wohne in einer Doppelhaushälfte, Baujahr 1985, und wolle „so schnell wie möglich“ eine Wärmepumpe. Im zweiten Satz steht, dass die Gasheizung vom Vermieter vor drei Jahren erneuert wurde. Hier lohnt sich eine kurze Rückfrage, bevor irgendwer ins Auto steigt. Oft stellt sich heraus, dass die Kundin sich erst einmal informieren möchte. Das ist völlig legitim. Es ist nur kein Termin für Ihren Berater.

Förderung richtig einordnen

Zur Förderung lohnt sich ein kurzer Hinweis im ersten Gespräch. Die KfW-Heizungsförderung läuft weiter, die Konditionen wurden aber zum 21. Juli 2026 angepasst. Nach den Angaben der KfW gibt es eine Grundförderung von 30 Prozent. Dazu können ein Klimageschwindigkeitsbonus und ein Einkommensbonus kommen. Beide Boni gibt es nur für die selbst bewohnte Wohneinheit, die bei Antragstellung Haupt- oder alleiniger Wohnsitz ist. Der Einkommensbonus hängt vom zu versteuernden Haushaltseinkommen ab.

Der Klimageschwindigkeitsbonus liegt bei 16 Prozent und sinkt laut KfW ab dem 1. Februar 2027 schrittweise. Auch die Höchstgrenze der förderfähigen Kosten soll ab dann sinken. Für Ihre Vorprüfung heißt das zweierlei. Erstens ist Eigennutzung nicht nur für die Entscheidung wichtig, sondern auch für die Förderhöhe. Zweitens kann es für den Kunden einen echten Unterschied machen, ob er jetzt oder in einem Jahr startet.

Nennen Sie trotzdem keine Prozentzahl, bevor Sie die Situation des Kunden kennen. Und weisen Sie früh darauf hin, dass der Antrag vor Beginn der Arbeiten gestellt werden muss. Die KfW verlangt dafür einen Vertrag mit einer Bedingung, die an die Förderzusage geknüpft ist. Prüfen Sie die aktuellen Bedingungen immer direkt bei der KfW, bevor Sie dem Kunden etwas zusagen.

So fragen Sie nach, ohne abzuschrecken

Viele Betriebe scheuen sich, vor dem Termin viele Fragen zu stellen. Sie haben Angst, dass der Kunde dann lieber zum nächsten Betrieb geht. Meine Erfahrung ist eine andere. Kunden empfinden gezielte Fragen als Zeichen von Sorgfalt, wenn Sie kurz erklären, warum Sie fragen. „Damit unser Berater gut vorbereitet zu Ihnen kommt, helfen uns vorab ein paar Angaben.“

Am Telefon helfen ein paar Sätze, die nicht nach Formular klingen. Zum Beispiel diese:

• „Wohnen Sie selbst im Haus, oder gehört es jemand anderem in der Familie?“
• „Haben Sie die letzte Heizkostenabrechnung zur Hand? Mir reicht die Zahl der Liter oder Kilowattstunden.“
• „Wurde am Haus schon einmal etwas gemacht, also Fenster, Dach oder Dämmung?“
• „Haben Sie eher Heizkörper oder Fußbodenheizung, oder von beidem etwas?“
• „Läuft die alte Heizung noch gut, oder macht sie schon Ärger?“

Per E-Mail funktioniert eine kurze, freundliche Nachricht am besten. Fünf Fragen, nummeriert, mit einem Satz dazu, warum Sie fragen. So eine Nachricht könnte so aussehen:

Machen Sie den Termin nicht von vollständigen Unterlagen abhängig. Wer drei von fünf Angaben schickt, meint es ernst. Den Rest klären Sie vor Ort. Eine fertige Nachricht dafür finden Sie in unserer Vorlage zum Anfordern der Unterlagen. Was Ihr Berater darüber hinaus für den Termin braucht, beschreiben wir im Artikel Welche Daten Sie vor dem Wärmepumpen-Termin vom Kunden brauchen.

Häufige Fehler bei der Vorprüfung

• Zu viele Fragen auf einmal. Zwanzig Felder im Formular schrecken ab. Fünf Fragen reichen für die Entscheidung, alles andere kommt später.
• Nur nach dem Baujahr sortieren. Ein Haus von 1960 mit neuen Fenstern und gedämmtem Dach kann besser dastehen als ein unsaniertes Haus von 1985.
• Auf Antworten warten, statt nachzufassen. Wenn nach zwei oder drei Tagen nichts kommt, hilft ein kurzer Anruf mehr als eine zweite lange E-Mail.
• Jede Anfrage gleich behandeln. Ein Heizungsausfall braucht eine andere Reaktion als ein Kunde, der in zwei Jahren umsteigen will.
• Die Ergebnisse nicht festhalten. Wenn die Antworten nur im Kopf oder in einer privaten E-Mail stehen, fängt der Berater vor Ort wieder bei null an.

Gerade der letzte Punkt kostet viel Zeit. Halten Sie die fünf Angaben an einer Stelle fest, die jeder im Team sieht. Wie Sie Anfragen grundsätzlich bewerten, beschreibt unser Ratgeber Kundenanfragen qualifizieren.

Fazit

Fünf Angaben, zwei Minuten, und Sie wissen, ob sich die Fahrt lohnt. Eigentum, Baujahr, Verbrauch, Heizflächen und Zeitrahmen sind keine Hürde für den Kunden, sondern der Anfang einer guten Beratung. Und ein altes Haus ist kein Grund, eine Anfrage liegen zu lassen.

In Renoway stellt die KI genau diese Fragen, sobald eine Anfrage über Ihre Website oder per E-Mail eingeht, und bewertet die Anfrage. Ihr Berater sieht die Antworten gesammelt beim Kunden und kann entscheiden, ob er einen Termin anbietet.

Quellen

• BWP: Wärmepumpen-Absatz um 55 Prozent in 2025 gestiegen, Solarserver
• Absatz von Wärmepumpen wächst im ersten Halbjahr 2026 um 40 Prozent, Solarserver
• KOFA Kompakt 7/2026 zum Handwerk, Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung
• Wärmepumpenfeldtest: Zwischenergebnisse bestätigen effizienten Betrieb auch im Altbau, Fraunhofer ISE
• So funktioniert die Wärmepumpe im Altbau, Energieberatung der Verbraucherzentrale
• Heizungsförderung für Privatpersonen, Wohngebäude 458, KfW
• Heizöl, Wikipedia
• Erdgas, Wikipedia