Welche Daten Sie vor dem Wärmepumpen-Termin vom Kunden brauchen

Ein Berater, der gut vorbereitet zu einem Wärmepumpen-Termin kommt, merkt man sofort. Er weiß, wie das Haus heute heizt, hat die Heizkörper auf Fotos gesehen und hat sich schon Gedanken über den Aufstellort gemacht. Das Gespräch mit dem Kunden dreht sich dann nicht um Grundlagen, sondern um die Fragen, die wirklich offen sind.

Die meisten dieser Angaben bekommen Sie mit wenig Aufwand vorab. Sie müssen nur wissen, wonach Sie fragen. In diesem Artikel finden Sie die Liste, die wir Betrieben dafür empfehlen, ein paar Beispiele aus dem Alltag und fertige Nachrichten, mit denen Sie Ihre Kunden um die Unterlagen bitten.

Warum die Vorbereitung zählt

Eine Wärmepumpe wird nach der Heizlast des Gebäudes ausgelegt, nicht nach der Leistung des alten Kessels. Wer zu groß plant, verkauft dem Kunden ein teureres Gerät, das häufiger taktet und weniger effizient läuft. Wer zu klein plant, bekommt im ersten kalten Winter einen Anruf.

Für die Förderung gibt es außerdem feste Anforderungen. Nach dem Gebäudeforum klimaneutral muss eine geförderte Wärmepumpe so ausgelegt sein, dass sie eine Jahresarbeitszahl von mindestens 3,0 erreicht, nachgewiesen nach VDI 4650. Ein hydraulischer Abgleich gehört ebenfalls zu den Mindestanforderungen. Auch die Verbraucherzentrale rät, im Altbau mindestens eine Jahresarbeitszahl von 3 anzustreben. Ohne gute Daten zum Gebäude lässt sich das kaum seriös planen.

Je mehr Daten Ihr Berater vor dem Termin hat, desto genauer kann er vor Ort arbeiten. Und desto seltener muss er ein zweites Mal hinfahren, weil etwas fehlt. Ein zweiter Termin kostet nicht nur Ihre Zeit. Er schiebt auch das Angebot nach hinten, und der Kunde wartet länger auf eine Antwort.

Die Angaben zum Gebäude

• Baujahr des Hauses und, falls bekannt, der Energieausweis.
• Beheizte Wohnfläche und Zahl der Geschosse.
• Was schon saniert wurde und wann. Fenster, Dach, Fassade, Kellerdecke oder oberste Geschossdecke.
• Ein Grundriss oder eine einfache Skizze, wenn der Kunde eine hat.
• Wie viele Personen im Haushalt leben. Das ist wichtig für die Auslegung des Warmwassers.

Den Sanierungsstand unterschätzen viele Kunden. Neue Fenster aus dem Jahr 2010 oder eine gedämmte oberste Geschossdecke machen bei der Heizlast einen deutlichen Unterschied. Fragen Sie deshalb gezielt nach einzelnen Bauteilen, statt nur „Ist das Haus saniert?“ zu fragen.

Ein Beispiel aus einem typischen Telefonat. Auf die Frage „Ist das Haus saniert?“ sagt der Kunde „Nein, eigentlich nicht“. Fragt man einzeln nach, kommt heraus, dass vor zwölf Jahren die Fenster getauscht wurden und der Dachboden gedämmt ist. Für Ihren Berater ist das eine ganz andere Ausgangslage. Diese Sätze helfen am Telefon:

• „Wissen Sie, wann die Fenster zuletzt erneuert wurden?“
• „Ist der Dachboden oder das Dach gedämmt?“
• „Wurde an der Fassade oder an der Kellerdecke schon einmal etwas gemacht?“
• „Gibt es einen Energieausweis? Dann schicken Sie ihn gern einfach mit.“

Die Angaben zur Heizung

• Heutiger Energieträger und Verbrauch der letzten zwei bis drei Jahre, in Litern Heizöl, Kubikmetern oder Kilowattstunden Gas.
• Alter und Leistung des Kessels. Das Typenschild auf einem Foto reicht.
• Heizkörper, Fußbodenheizung oder beides, und in welchem Verhältnis.
• Die Vorlauftemperatur, mit der das Haus heute heizt, wenn der Kunde sie kennt.
• Wie das Warmwasser bereitet wird, zentral über den Kessel oder elektrisch über Durchlauferhitzer.
• Ob es schon eine PV-Anlage, eine Solarthermie oder einen Kaminofen gibt.

Der Verbrauch der letzten Jahre ist die wichtigste Zahl auf dieser Liste. Bitten Sie um mehrere Jahre, weil ein milder Winter das Bild verzerren kann. Wenn der Kunde den Verbrauch nicht zur Hand hat, helfen Rechnungen vom Öllieferanten oder die Jahresabrechnung des Gasversorgers.

Bei Ölheizungen gibt es eine Besonderheit. Die Rechnungen zeigen, wann getankt wurde, nicht wann verbraucht wurde. Ein Beispiel mit ausgedachten Zahlen: Ein Kunde hat 2023 3.000 Liter, 2024 gar nicht und 2025 2.000 Liter gekauft. Daraus folgt kein Verbrauch von 3.000 Litern im Jahr. Über drei Jahre sind es 5.000 Liter, also grob 1.700 Liter pro Jahr, wenn der Tank am Ende ähnlich voll war wie am Anfang. Fragen Sie deshalb immer nach mehreren Jahren und nach dem ungefähren Füllstand.

Die Vorlauftemperatur kennen die wenigsten Kunden. Hier hilft der Test, den die Verbraucherzentrale empfiehlt. An einem kalten Wintertag wird die Vorlauftemperatur am Kessel auf 55 Grad begrenzt, und alle Heizkörperthermostate werden auf 3 gestellt. Werden alle Räume warm, ist eine Wärmepumpe nach Einschätzung der Verbraucherzentrale problemlos möglich. Bleiben einzelne Räume kalt, reicht vermutlich der Tausch dieser Heizkörper gegen größere. Wenn Ihr Kunde den Test vor dem Termin macht, wissen Sie mehr als nach jeder Schätzung.

Bitten Sie den Kunden, sich zu notieren, welche Räume kalt geblieben sind. Das ist für Ihren Berater fast wertvoller als das Ergebnis insgesamt. Er weiß dann vor dem Termin, welche Heizkörper er sich genauer anschauen muss.

Fotos, die wirklich helfen

Fotos sparen am meisten Zeit. Bitten Sie Ihren Kunden um diese Bilder, am besten per E-Mail oder über das Formular auf Ihrer Website.

• Der Heizraum als Übersicht, damit Ihr Berater Platz und Leitungen sieht.
• Das Typenschild des Kessels.
• Zwei oder drei Heizkörper aus verschiedenen Räumen, am besten der größte und der kleinste.
• Der mögliche Aufstellort für die Außeneinheit, mit etwas Umgebung und dem Abstand zum Nachbarhaus.
• Der Zählerschrank, offen und geschlossen.

Viele Kunden schicken Fotos, die zu nah aufgenommen sind. Ein Heizkörper ohne Raum drumherum sagt wenig über seine Größe. Schreiben Sie deshalb dazu, was auf dem Bild zu sehen sein soll. Ein Zollstock neben dem Heizkörper hilft beim Einschätzen der Maße. Beim Aufstellort sollte der Kunde ein paar Schritte zurückgehen, damit Nachbarhaus und Fenster mit im Bild sind.

Aufstellort und Schall früh prüfen

Das Foto vom Aufstellort ist wichtiger, als viele denken. Für die Förderung gelten seit 2026 strengere Schallanforderungen. Außen aufgestellte Luft-Wasser-Wärmepumpen müssen 10 dB unter dem Grenzwert der EU-Ökodesign-Verordnung liegen. Vorher waren es 5 dB.

Dazu kommen die Richtwerte der TA Lärm, die am Fenster des Nachbarn gelten. Die Nacht dauert dabei von 22 bis 6 Uhr.

Wie wichtig der Aufstellort ist, zeigt auch der Feldtest des Fraunhofer ISE. In einer ruhigen, dicht bebauten Reihenhaussiedlung wurden dort die nächtlichen Richtwerte überschritten. Bei einem Haus an einer stark befahrenen Straße war die Wärmepumpe am Nachbarhaus dagegen nicht zu hören. Der Akustikexperte des Instituts rät, die planerischen Möglichkeiten bei der Aufstellung immer auszunutzen.

Ob ein Aufstellort passt, lässt sich mit dem Schallrechner des Bundesverbands Wärmepumpe schon vorab grob prüfen. Der Rechner bewertet die Geräusche einer Luft-Wasser-Wärmepumpe nach TA Lärm und braucht dafür unter anderem das Gerät, die Gebietsart, die Aufstellung und die Abstände. Ein Schallgutachten ersetzt er nach eigener Aussage nicht. Für die Vorbereitung reicht er aber völlig. Fragen Sie den Kunden deshalb vorab nach dem ungefähren Abstand zum nächsten Nachbarfenster und danach, ob er weiß, in welchem Baugebiet das Haus liegt.

Zählerschrank und Steuerbarkeit

Der Zählerschrank zählt ebenfalls. Neu eingebaute Wärmepumpen brauchen für die Förderung eine digitale Schnittstelle zur netzorientierten Steuerung nach § 14a EnWG. Nach dem Gebäudeforum klimaneutral verlangt die Förderrichtlinie seit Juli 2026 außerdem, dass der Kunde den Einbau eines intelligenten Messsystems aktiv beim Messstellenbetreiber beauftragt. Die Anmeldung nach § 14a allein reicht dafür nicht mehr. Der Messstellenbetreiber muss innerhalb von vier Monaten reagieren.

Für den Kunden hat die Steuerbarkeit auch einen Vorteil. Wer eine steuerbare Verbrauchseinrichtung betreibt, bekommt nach der Bundesnetzagentur ein reduziertes Netzentgelt. Bei der pauschalen Variante sind das je nach Netzgebiet zwischen 110 und 190 Euro im Jahr. Alternativ kann der Arbeitspreis des Netzentgelts auf 40 Prozent sinken, wenn die Wärmepumpe einen eigenen Zähler hat. Diese Variante kann sich laut Bundesnetzagentur besonders für Wärmepumpen eignen.

Ob im Zählerschrank Platz für einen weiteren Zähler und die Steuertechnik ist, sieht Ihr Elektriker auf einem Foto meistens sofort. Wenn der Schrank erneuert werden muss, gehört das ins Angebot. Besser, Sie wissen es vor dem Termin, als dass es den Kunden nach dem Angebot überrascht.

Ein Tag vor dem Termin

Gute Vorbereitung ist keine große Sache, wenn sie eine feste Routine hat. Diese fünf Schritte dauern pro Termin etwa eine Viertelstunde.

• Unterlagen sichten. Was ist da, was fehlt? Fehlendes kurz beim Kunden nachfragen.
• Verbrauch pro Jahr ausrechnen und auf die Wohnfläche beziehen.
• Fotos durchgehen. Heizraum, Heizkörper, Aufstellort und Zählerschrank kurz bewerten.
• Aufstellort mit dem Schallrechner grob prüfen, wenn die Abstände eng sind.
• Den Termin bestätigen und den Kunden bitten, Abrechnungen und Energieausweis bereitzulegen.

Für die Terminbestätigung können Sie unsere Vorlage zur Bestätigung des Vor-Ort-Termins nutzen. So weiß der Kunde genau, wann Ihr Berater kommt, und kann die Unterlagen bereitlegen.

Häufige Fehler

• Den alten Kessel als Maßstab nehmen. Die Leistung auf dem Typenschild sagt wenig über die Heizlast.
• Nur den Verbrauch eines Jahres abfragen. Ein milder Winter oder ein voller Öltank verzerrt das Bild.
• Den Aufstellort erst vor Ort ansehen. Wenn dann kein Platz ist, war die Auslegung umsonst.
• Förderung versprechen, bevor die Bedingungen klar sind. Eigennutzung und Einkommen entscheiden über die Boni.
• Den Kunden mit einer langen Liste überfordern. Lieber zuerst die wichtigsten Angaben, dann die Fotos.

Zur Förderung noch ein praktischer Hinweis. Die KfW verlangt, dass der Antrag vor Beginn der Arbeiten vor Ort gestellt wird. Der Vertrag muss eine Bedingung enthalten, die an die Förderzusage geknüpft ist. Sonst gilt laut KfW schon die Unterschrift als schädlicher Vorhabenbeginn. Ihr Berater sollte das beim Termin ansprechen, damit kein Kunde seine Förderung verliert.

Fazit

Mit Angaben zu Gebäude und Heizung und fünf Fotos fährt Ihr Berater nicht mehr ins Ungewisse. Er kann vor Ort gezielt prüfen, was er vorab nicht sehen konnte, und das Angebot schneller schreiben. Der Kunde merkt, dass er es mit einem Betrieb zu tun hat, der sich vorbereitet.

Eine Nachricht, mit der Sie diese Unterlagen freundlich anfordern, finden Sie in unserer Vorlage zum Anfordern der Unterlagen. Und wie Sie schon bei der Anfrage erkennen, ob sich ein Termin lohnt, lesen Sie im Artikel Wärmepumpen-Anfragen in zwei Minuten prüfen.

Wenn Sie die ersten Angaben nicht selbst abfragen möchten, übernimmt das Renoway. Die KI fragt bei jeder Anfrage über Ihre Website oder per E-Mail nach Heizung und Verbrauch, Baujahr, Wohnfläche, Heizflächen, Eigentum, Zeitrahmen und Budget und bucht passende Vor-Ort-Termine direkt in den Google Kalender Ihres Teams.

Quellen

• Förderung von Wärmepumpen, Gebäudeforum klimaneutral
• Heizungsförderung für Privatpersonen, Wohngebäude 458, KfW
• So funktioniert die Wärmepumpe im Altbau, Energieberatung der Verbraucherzentrale
• BEG: Neue Schallgrenzwerte für Wärmepumpen ab 2026, cci Dialog
• Technische Anleitung zum Schutz gegen Lärm, TA Lärm, Verwaltungsvorschriften im Internet
• Schallrechner, Bundesverband Wärmepumpe
• Wärmepumpenfeldtest: Zwischenergebnisse bestätigen effizienten Betrieb auch im Altbau, Fraunhofer ISE
• Integration von steuerbaren Verbrauchseinrichtungen, Reduzierung des Netzentgelts, Bundesnetzagentur