Renoway vs. ChatGPT: Schreibhilfe oder fertiger Ablauf für Kundenanfragen

Viele Betriebe nutzen ChatGPT längst im Alltag. Die Büroleitung lässt sich eine Antwort auf eine Kundenanfrage formulieren, der Chef eine Stellenanzeige. Da liegt die Frage nahe, ob man damit nicht gleich alle Kundenanfragen beantworten kann, vielleicht sogar automatisch.

ChatGPT ist ein allgemeiner KI-Assistent von OpenAI, der Texte schreibt, zusammenfasst und Fragen beantwortet. Renoway ist ein KI-Assistent mit einer einzigen Aufgabe: neue Anfragen für Photovoltaik, Wärmepumpe, Speicher und Wallbox beantworten, qualifizieren und bis zum Vor-Ort-Termin bringen. Renoway nutzt für die Antworten selbst ein Sprachmodell von OpenAI. Der Unterschied liegt also nicht im Sprachmodell, sondern in allem, was darum herum gebaut ist.

ChatGPT und Renoway auf einen Blick

Was ChatGPT gut kann

ChatGPT schreibt in Sekunden eine freundliche, saubere Antwort auf Deutsch. Wenn Sie eine Anfrage hineinkopieren und dazuschreiben, welche Fragen Sie klären möchten, bekommen Sie einen brauchbaren Entwurf. Auch für Angebotsanschreiben, Antworten auf Bewertungen oder das Zusammenfassen langer E-Mail-Verläufe ist ChatGPT eine gute Hilfe. Weitere Beispiele finden Sie im Artikel KI im Handwerk.

Die Einstiegshürde ist niedrig. Die Version Free ist laut OpenAI für alle verfügbar. Bezahlte Pläne wie Go, Plus und Business werden pro Person und Monat berechnet, Business gibt es ab zwei Personen. Plus enthält laut Preisseite auch Projekte, geplante Aufgaben und individuelle GPTs. Die aktuellen Beträge zeigt OpenAI auf seiner Preisseite, Stand Oktober 2026.

Wer mehr will, kann ChatGPT mit seinem Postfach verbinden. Automatisierungsdienste wie Zapier bieten dafür einzelne Bausteine an, zum Beispiel einen Auslöser für neue E-Mails in Gmail, eine Aktion, die eine Nachricht an ChatGPT schickt, und eine Aktion, die in Gmail einen Antwortentwurf anlegt. Daraus lässt sich ein einfacher Ablauf bauen, der für jede neue Anfrage einen Entwurf vorbereitet.

Was Sie für einen eigenen Antwort-Assistenten selbst bauen müssen

Ein Entwurf ist aber noch kein Ablauf. Damit aus einer Anfrage ein Vor-Ort-Termin mit einem passenden Kunden wird, braucht es mehr als einen guten Text. Diese Punkte müssen Sie bei einer eigenen Lösung mit ChatGPT selbst festlegen, bauen und pflegen.

• Die richtigen Fragen je Gewerk. Bei Photovoltaik zählen Dach, Eigentum und Verbrauch, bei einer Wärmepumpe Heizung und Baujahr. ChatGPT weiß nicht von sich aus, was Ihr Berater vor dem Termin wissen muss.
• Eine Bewertung nach Ihren Kriterien. Wer ist Eigentümer, wer wohnt im Einzugsgebiet, wer will in den nächsten sechs Monaten bauen? Diese Regeln müssen festgeschrieben sein und bei jeder Anfrage gleich angewendet werden.
• Die freien Zeiten Ihrer Berater. Ein Terminvorschlag ist nur etwas wert, wenn er zu den echten Kalendern, den Puffern zwischen Terminen und der Zahl der Termine pro Tag passt.
• Die Buchung selbst. Kalendereinladung an Kunde und Berater, Umbuchung und Erinnerung am Vortag.
• Regeln für die Übergabe. Wann hört die KI auf, und wann übernimmt ein Mensch, zum Beispiel bei einer Preisfrage oder einer Beschwerde?
• Ein gemeinsamer Ort für das Team. Wer hat welche Anfrage beantwortet, wo steht der Kunde, und wer kümmert sich als Nächstes?

Jeder dieser Punkte ist lösbar. Zusammen ergeben sie aber ein kleines Softwareprojekt, das jemand in Ihrem Betrieb betreuen muss. Fällt ein Baustein aus, bleibt im Zweifel eine Anfrage liegen, ohne dass es jemand merkt.

Was beim Datenschutz zu beachten ist

Wenn Sie Kundenanfragen mit Name, Adresse und Telefonnummer in ChatGPT kopieren, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Bei den Plänen Free, Go, Plus und Pro werden Inhalte laut OpenAI zum Training der Modelle verwendet, eine Abmeldung ist möglich. Für ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API schreibt OpenAI, dass Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Training genutzt werden. Für diese Angebote schließt OpenAI auch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab.

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz empfiehlt in seiner Checkliste zu Chatbots, Beschäftigten dienstliche Accounts zur Verfügung zu stellen und der Verwendung der Eingaben für das Training zu widersprechen, wo das möglich ist. Darf ein Anbieter die Eingaben für eigene Zwecke nutzen, gehören laut Checkliste keine personenbezogenen Daten hinein. Ein privater Account der Büroleitung ist für Kundenanfragen also keine gute Lösung.

So bearbeitet Renoway dieselbe Anfrage

Bei Renoway ist dieser Ablauf schon gebaut. Die Anfrage kommt über Ihre Website, Ihr Web-Formular oder per E-Mail. Die KI antwortet per E-Mail in Ihrem Namen, beantwortet zuerst die Frage des Kunden und stellt dann eine Frage nach der anderen, passend zum Gewerk. Sie bewertet die Anfrage von 0 bis 100 nach den Kriterien, die Sie in der Einrichtung auswählen, etwa Eigentum, Dach, Verbrauch, Zeitrahmen, Finanzierung und Einzugsgebiet.

Passt die Anfrage, schlägt die KI ein bis drei Zeiten mit einem namentlich genannten Berater vor. Die freien Zeiten ergeben sich aus Ihren Bürozeiten, den gebuchten Terminen, Puffern, einer Tageshöchstzahl und dem Google Kalender des Beraters. Preise nennt die KI nicht. Bei Preisfragen, Beschwerden oder dem Wunsch nach einem Rückruf übergibt sie an Ihr Team, das jedes Gespräch im gemeinsamen Posteingang sieht. Wo wir diese Grenzen gezogen haben, steht im Artikel Was eine KI im Kundengespräch darf und was nicht. Eine Übersicht finden Sie unter Agenten.

Wann ChatGPT als Schreibhilfe reicht

Wenn Sie nur ab und zu eine Anfrage bekommen und sie ohnehin selbst beantworten, reicht ChatGPT als Schreibhilfe völlig aus. Sie kopieren die Anfrage ohne Namen und Kontaktdaten hinein, lassen sich einen Entwurf schreiben, passen ihn an und schicken ihn ab. Den Termin vereinbaren Sie wie bisher. Dafür brauchen Sie keine weitere Software.

Auch wer gerne selbst baut und jemanden im Betrieb hat, der einen automatisierten Ablauf betreuen kann, kommt mit ChatGPT und einem Automatisierungsdienst weit. Planen Sie dann Zeit für Pflege und Datenschutz ein.

Wann Renoway besser passt

Renoway passt, wenn jede Woche mehrere Anfragen kommen und Ihr Team nicht jede einzeln in einen Chat kopieren möchte. Oder wenn Berater zu Terminen fahren, bei denen sich vor Ort zeigt, dass der Interessent zur Miete wohnt oder das Dach nicht passt. Sie bekommen den fertigen Ablauf von der ersten Antwort bis zum gebuchten Termin, mit einem gemeinsamen Posteingang für das Team. Die Tarife finden Sie unter Preise.

Kann man ChatGPT und Renoway zusammen nutzen?

Ja. ChatGPT bleibt eine gute Hilfe für Stellenanzeigen, Angebotsanschreiben und andere Texte. Renoway übernimmt die Kundenanfragen bis zum Vor-Ort-Termin. Wenn Sie sehen möchten, wie ein solches Gespräch abläuft, können Sie eine Demo anfragen.

Quellen

• Pläne und Preise, OpenAI
• Enterprise privacy at OpenAI, OpenAI
• Gmail and ChatGPT integrations, Zapier
• Checkliste zum Einsatz LLM-basierter Chatbots, Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit