Software für Solarbetriebe: Was ein Team mit 3 bis 10 Leuten wirklich braucht

Wer heute nach Software für Solarbetriebe sucht, findet sehr schnell sehr viel. Planungstools, Handwerkersoftware, CRM-Systeme, Komplettlösungen, Apps für die Baustelle. Fast jedes Programm verspricht, alles in einem zu können. Für einen Betrieb mit drei bis zehn Leuten ist das eher verwirrend als hilfreich.

Ich möchte hier eine ehrliche Einordnung geben. Welche Aufgaben brauchen wirklich Software, was reicht am Anfang, und worauf sollten Sie bei der Auswahl achten? Dass wir selbst eine Software anbieten, ist dabei kein Geheimnis. Ich sage am Ende auch, wo sie hineinpasst und wo nicht.

Die vier Aufgaben, für die Sie Software brauchen

Wenn man den Alltag eines Solarbetriebs auf das Wesentliche reduziert, bleiben vier Aufgaben, bei denen Software einen echten Unterschied macht.

• Anfragen. Kunden melden sich über die Website, per E-Mail, am Telefon oder über Portale. Jemand muss antworten, die wichtigsten Fragen klären und einen Termin vereinbaren.
• Planung. Belegung des Dachs, Auslegung von Wechselrichter und Speicher, Ertragsprognose.
• Angebot und Rechnung. Ein sauberes Angebot mit Positionen, später Abschlags- und Schlussrechnung.
• Projekt. Material, Termine für Montage und Elektrik, Anmeldung beim Netzbetreiber, Dokumentation.

Dazu kommt die Buchhaltung, die bei den meisten Betrieben ohnehin über den Steuerberater läuft. Für die Planung gibt es etablierte Programme wie PV*SOL und kostenlose Tools der Wechselrichterhersteller, zum Beispiel Sunny Design von SMA. Für Angebot, Rechnung und Projekt gibt es Handwerkersoftware wie HERO oder Plancraft und Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office oder sevDesk. Daneben gibt es Komplettlösungen speziell für Solarbetriebe, die mehrere dieser Aufgaben in einem Programm verbinden.

Damit Sie die Namen besser einordnen können, hier ein kurzer Überblick. Die Angaben stammen von den Websites der Anbieter, Stand Oktober 2026. Preise und Funktionen ändern sich, prüfen Sie sie also vor einer Entscheidung selbst.

Sie sehen schon an dieser Tabelle, dass sich die Programme überschneiden. Eine Handwerkersoftware schreibt auch Rechnungen, und ein Buchhaltungsprogramm schreibt auch Angebote. Genau deshalb lohnt es sich, nicht nach dem Programm mit den meisten Funktionen zu suchen, sondern nach dem, das Ihr größtes Problem löst.

Was ein kleiner Betrieb am Anfang wirklich braucht

Mein Rat ist, nicht mit der größten Lösung anzufangen, sondern mit dem größten Engpass. Fragen Sie sich, wo in Ihrem Betrieb heute am meisten Zeit oder Geld verloren geht.

Bei vielen kleinen Betrieben ist das nicht die Planung. Die beherrschen erfahrene Berater, und die Tools dafür sind oft schon da. Es ist auch selten die Rechnung, denn die läuft meistens irgendwie, notfalls über Word und den Steuerberater. Der Engpass liegt fast immer am Anfang und am Ende des Vertriebs. Anfragen bleiben liegen, weil niemand Zeit hat, sie zu beantworten. Und Angebote versanden, weil niemand nachfasst.

Ein typischer Dienstag in einem Betrieb mit fünf Leuten sieht oft so aus. Der Chef ist morgens auf einer Baustelle, weil ein Monteur krank ist. Die Büroleitung schreibt zwei Rechnungen, telefoniert mit dem Netzbetreiber und bestellt Material. Zwischendurch kommen vier neue Anfragen über die Website. Eine davon beantwortet sie sofort, die anderen drei markiert sie für später. Am Abend sind es sechs offene Anfragen, und keiner weiß mehr genau, welche davon schon einen Rückruf hatte. Ein neues Planungstool hätte an diesem Tag nichts verbessert.

Ein Betrieb mit drei Leuten braucht deshalb am Anfang meistens nur drei Dinge. Ein Planungstool, mit dem der Berater gerne arbeitet. Ein Programm für Angebote und Rechnungen, das mit dem Steuerberater zusammenpasst. Und einen festen Ort, an dem alle Anfragen ankommen und nicht verloren gehen. Ein großes CRM mit Pipeline-Prognosen können Sie sich in dieser Größe meistens sparen.

Ab etwa sechs bis acht Leuten ändert sich das Bild. Dann arbeiten mehrere Berater parallel, mehrere Montageteams brauchen Termine, und das Büro koordiniert mehr, als es selbst erledigt. Spätestens dann lohnt sich eine Software, die Projekte von der Unterschrift bis zur Inbetriebnahme abbildet.

Eine einfache Übung hilft bei der Entscheidung. Schreiben Sie eine Woche lang auf, wofür im Büro Zeit draufgeht, grob in Viertelstunden. Am Ende der Woche sehen Sie meistens sehr klar, wo die Software ansetzen sollte. Wenn fünf Stunden auf Anfragen und Rückrufe entfallen und eine Stunde auf Rechnungen, wissen Sie, wo Sie anfangen.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

• Datenschutz. Fragen Sie, wo die Daten liegen und welche anderen Dienste daran beteiligt sind. Ein Anbieter sollte Ihnen ohne Zögern einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geben.
• Schnittstellen. Kann die Software Daten an Ihr Planungs- oder Buchhaltungsprogramm übergeben, oder zumindest sauber exportieren? Sonst tippen Sie alles doppelt.
• Kosten pro Nutzer. Viele Programme rechnen pro Person ab. Rechnen Sie aus, was es kostet, wenn auch Monteure und Aushilfen Zugang bekommen.
• Bedienung. Kann jemand, der neu im Büro anfängt, am ersten Tag damit arbeiten? Funktioniert es auf dem Handy?
• Laufzeit. Ein Monat Kündigungsfrist ist besser als ein Jahresvertrag. Gute Software hält Kunden durch Nutzen, nicht durch Verträge.
• Testphase. Testen Sie mit echten Anfragen und echten Projekten, nicht mit Demo-Daten.

Beim Datenschutz ist der Vertrag keine Formalie. Wenn ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument, das diese Verarbeitung regelt. Der Vertrag muss schriftlich abgefasst sein, das darf auch elektronisch geschehen. Bei seriösen Anbietern finden Sie ihn auf der Website oder bekommen ihn auf Nachfrage sofort. Wenn Sie lange darauf warten müssen, ist das schon eine Antwort.

Bei den Kosten lohnt sich eine kleine Rechnung, bevor Sie unterschreiben. Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: Ein Programm kostet 30 Euro pro Nutzer und Monat. Wenn nur Chef und Büro Zugang haben, sind das 60 Euro im Monat. Sollen auch fünf Monteure Fotos und Zeiten erfassen, sind es sieben Nutzer und 210 Euro im Monat, also 2.520 Euro im Jahr. Das kann sich lohnen. Sie sollten es aber vorher wissen und nicht erst bei der ersten Rechnung merken.

Ein Punkt, den viele bei der Rechnungssoftware übersehen, ist die E-Rechnung. Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland sieht § 14 UStG die elektronische Rechnung vor. Für Rechnungen an Privatpersonen gilt diese Pflicht nicht. Wenn Sie auch Anlagen für Gewerbekunden, Landwirte oder Vermieter bauen, sollte Ihr Programm E-Rechnungen erstellen können. Lexware Office und sevDesk geben zum Beispiel an, die Formate XRechnung und ZUGFeRD zu unterstützen.

Wenn Sie einen Anbieter anschreiben, hilft eine kurze Liste mit Fragen. Dann bekommen Sie vergleichbare Antworten und sehen schnell, wer ausweicht.

Häufige Fehler bei der Einführung

Die meisten Softwareprojekte in kleinen Betrieben scheitern nicht an der Software. Sie scheitern an der Einführung. Diese Fehler sehe ich immer wieder.

• Alles auf einmal. Planung, Angebot, Projekt und Anfragen sollen ab dem Ersten des Monats in einem neuen System laufen. Nach zwei Wochen arbeiten alle wieder wie vorher.
• Niemand ist verantwortlich. Wenn keiner im Team die Einführung in der Hand hat, bleibt sie liegen, sobald es im Tagesgeschäft eng wird.
• Die Altdaten werden zum Projekt. Statt mit neuen Anfragen zu starten, werden erst drei Jahre Kundendaten übertragen. Das kostet Wochen und bringt am Anfang wenig.
• Der Test läuft mit Beispieldaten. Ob eine Software passt, sehen Sie erst, wenn ein echter Kunde mit einer echten Frage darin steht.
• Die Monteure werden nicht gefragt. Wer auf dem Dach steht, merkt sofort, ob die App mit Handschuhen und schlechtem Netz funktioniert.

Bewährt hat sich ein einfacher Ablauf über vier Wochen. In der ersten Woche richten Sie das Programm ein und laufen parallel zum alten Weg. In der zweiten Woche landen alle neuen Vorgänge nur noch im neuen Programm. In der dritten Woche holen Sie die offenen Altfälle nach, aber nur diese. In der vierten Woche setzen Sie sich eine halbe Stunde zusammen und entscheiden, ob Sie bleiben.

Wo Renoway hineinpasst

Renoway kümmert sich um den Anfang des Vertriebs, nicht um Planung, Angebot oder Rechnung. Anfragen über Ihre Website und per E-Mail landen in einem gemeinsamen Posteingang. Die KI antwortet in Sekunden, stellt die Fragen, die Ihr Berater sonst am Telefon stellen würde, und bucht passende Kunden direkt in den Kalender. Ihr Team sieht jedes Gespräch und kann jederzeit übernehmen. Wenn der Auftrag unterschrieben ist, exportieren Sie das Projekt in die Software, mit der Sie weiterarbeiten.

Weil Sie nach dem Datenschutz fragen sollten, gilt das natürlich auch für uns. Die Daten in Renoway liegen auf einem Server in einem Rechenzentrum in Deutschland. Für die Antworten der KI nutzen wir ein Sprachmodell von OpenAI, das die Inhalte nicht zum Training verwendet. Die Details stehen in unserer Datenschutzerklärung. Renoway gibt es in einer kostenlosen Version, und zusätzliche Teammitglieder kosten nichts extra.

Checkliste zum Mitnehmen

• Wo verliert Ihr Betrieb heute die meiste Zeit oder die meisten Aufträge?
• Welche Software nutzen Sie schon, und welche davon gerne?
• Wo wird heute doppelt getippt?
• Wer im Team muss mit der neuen Software arbeiten, und kann diese Person das ohne Schulung?
• Können Sie die Software einen Monat mit echten Daten testen und danach ohne Aufwand wieder kündigen?

Wenn Sie diese fünf Fragen beantwortet haben, wissen Sie meistens schon, welche Software Ihnen als Nächstes hilft. Wenn Sie gerade überlegen, ob Ihre Excel-Liste noch reicht, hilft Ihnen unser Artikel Excel, CRM oder Posteingang bei der Entscheidung.

Quellen

• PV*SOL Photovoltaik-Planung und -Simulation, Valentin Software
• Sunny Design, SMA Solar
• HERO Handwerkersoftware, HERO
• Handwerker Software, Plancraft
• Lexware Office Buchhaltungssoftware, Lexware
• Buchhaltungssoftware, sevDesk
• Art. 28 DSGVO Auftragsverarbeiter, dsgvo-gesetz.de
• § 14 UStG Ausstellung von Rechnungen, gesetze-im-internet.de