So geht in Ihrem Betrieb keine Anfrage mehr verloren

Wo Betriebe täglich Anfragen verlieren

Der Chef ist auf der Baustelle, das Büro telefoniert, und auf dem Firmenhandy kommt eine WhatsApp-Nachricht an. Am Abend landet noch eine Anfrage über das Kontaktformular im Postfach. Am nächsten Morgen ist sie unter zwanzig anderen E-Mails verschwunden.

So gehen in vielen Betrieben jede Woche Aufträge verloren. Nicht, weil die Nachfrage fehlt, sondern weil niemand zuständig war. Mit ein paar klaren Regeln lässt sich das schnell ändern.

Website, E-Mail und WhatsApp organisieren

• Leiten Sie Kontaktformulare an ein gemeinsames Postfach weiter, nicht an eine persönliche Adresse.
• Nutzen Sie WhatsApp Business statt privater Nummern, damit mehrere Personen antworten können.
• Notieren Sie bei jeder Anfrage den Kanal, damit Sie sehen, woher Ihre Kunden kommen.
• Verschieben Sie Anfragen erst aus dem Posteingang, wenn sie beantwortet sind.

Wie schnell sollten Sie antworten?

So schnell wie möglich. Wer eine Anfrage stellt, schreibt oft mehrere Betriebe gleichzeitig an. Wer sich zuerst meldet und hilfreich antwortet, hat die besten Chancen auf den Termin. Eine Antwort innerhalb einer Stunde ist ein gutes Ziel. Innerhalb von fünf Minuten ist noch besser.

Die erste Antwort muss nicht alles klären. Sie zeigt dem Kunden, dass seine Anfrage angekommen ist und sich jemand kümmert. Danach folgen die Fragen zum Projekt.

Standardantworten für häufige Fragen

Viele Fragen kommen immer wieder: Was kostet eine Anlage? Gibt es Förderung? Wie lange dauert die Montage? Schreiben Sie für jede dieser Fragen eine gute Antwort auf und legen Sie sie für das ganze Team ab. So antwortet jeder schnell und einheitlich.

Klare Zuständigkeiten im Team

Legen Sie fest, wer welche Anfragen beantwortet. Das Büro übernimmt die erste Antwort und die Terminplanung. Der Vertrieb übernimmt Beratung und Angebot. Monteure leiten Anfragen, die sie auf der Baustelle bekommen, sofort ins gemeinsame Postfach weiter.

Planen Sie auch eine Vertretung ein. Wenn jemand im Urlaub oder krank ist, darf keine Anfrage liegen bleiben.

Anfragen nach Feierabend

Viele Kunden schreiben abends und am Wochenende, wenn sie Zeit für ihr Haus haben. Eine automatische Eingangsbestätigung ist besser als nichts. Noch besser ist eine Antwort, die gleich die ersten Fragen stellt. Dann liegen am nächsten Morgen schon die wichtigsten Angaben vor.

Ein System, bei dem nichts liegen bleibt

Alle Kanäle laufen an einem Ort zusammen. Jede Anfrage bekommt innerhalb einer Stunde eine Antwort. Jede Anfrage hat einen Zuständigen und einen nächsten Schritt. Mehr braucht es für den Anfang nicht.

Mit Renoway kommen Website und E-Mail in einem Posteingang an. Jeder Kunde bekommt in Sekunden eine Antwort, auch nachts und am Wochenende. Ihr Team sieht morgens, wer schon vorgeprüft ist und wer einen Termin gebucht hat.